Passo a passo para organizar o seu evento corporativo sem erros

Como organizar o seu primeiro evento corporativo? Anote essas dicas para o seu evento ser um sucesso

Organizar um evento corporativo não é um bicho de sete cabeças, mas demanda cuidados, uma check list precisa e uma equipe afiada. Se você tem a missão de realizar um evento empresarial e não sabe por onde começar, siga nossas dicas!

1. Defina tema e o público-alvo

Pesquise assuntos e tópicos que estejam em alta no setor da sua empresa, algo que seja do interesse de profissionais e de estudantes da área e, a partir daí, defina a quem o evento será destinado: público interno ou externo, se terá abrangência regional, nacional ou internacional, se abrirá espaço para estudantes e profissionais em todas as fases da carreira etc.

2. Convoque sua equipe 

Dentro da empresa ou com parceiros do evento, defina quem trabalhará com você nesta jornada. Após escolhida a equipe, aponte o papel de cada um e distribua as tarefas e estipule prazos.

3. Determine o tamanho do evento

Quantas pessoas o evento irá comportar? Qual a sua duração em dias ou horas? Quanto tempo durará cada atração ou atividade? Tudo isso deve ser pensado antes de definir o local e contratar serviços.

4. Estabeleça como será o evento

Determine o formato do evento. Se será de palestras, quantas serão? Se terá workshops ou minicursos, quais serão e como serão ministrados. Se houver grupos de trabalho ou mesas de debate, como serão montados.

5. Escolha a data e o local

Se o evento tiver como público-alvo profissionais de diferentes cidades, é importante escolher dias no começo ou no fim da semana, para que o final de semana seja usado para o deslocamento. Caso haja possibilidade, escolha um dia próximo de algum feriadão.

Em seguida, escolha o local. Pesquise as opções da sua região, veja quais comportariam da melhor maneira o público e os palestrantes; reserve com antecedência.

Hotéis são especialmente interessantes, pois oferecem completa infraestrutura para o evento e permite que os participantes fiquem hospedados, sem necessidade de deslocamento.

6. Convide os palestrantes

Faça convites formais aos palestrantes, defina pagamentos, passagens e reserva em hotel, confirme as presenças até uma semana antes do evento e tenha sempre um plano B para o caso de haver contratempo que impeça a presença de algum deles.

7. Contrate os fornecedores

Pesquise a reputação e conheça os fornecedores da sua região antes de fechar negócio. A internet é uma excelente ferramenta para isso. Veja as redes sociais, leia os feedbacks, participe das conversas em páginas de eventos.

Você vai precisar de serviço de alimentação – e, novamente, nesse quesito, hotéis são uma opção interessante, pois muitos, como o  Faial Prime Suites, oferece um rico e diversificado serviço de coffee break, além de almoço e jantar –; serviço de social media e assessoria de imprensa; de aluguel de equipamentos eletrônicos, projetores, telões etc.

8. Faça a divulgação

Mesmo que tenha contratado uma equipe de comunicação, envolva os funcionários da empresa na divulgação do evento. O boca a boca é uma ferramenta eficiente e, nos dias atuais, as redes sociais funcionam como o antigo boca a boca, ou seja, se cada colaborador postar conteúdos sobre o evento, o alcance das publicações será gigantesco.

9. Prepare o material impresso

Falas, discursos, palestras, apostilas, impressos que serão distribuídos ao público devem ser preparados e revisados por uma equipe especializada para, então, serem aprovados e seguirem para publicação.
se houver kits para serem distribuídos aos participantes, eles devem ser montados na semana que antecede o evento.

10. Não se esqueça do pós-evento

Durante o evento, recolha o máximo de contatos, impressões e feedbacks possível. Disponibilize um canal para que os participantes falem do que acharam do evento, citando pontos positivos e pontos negativos.

Até uma semana após o encerramento, envie e-mails para os participantes agradecendo a presença e – caso se aplique – convidando para a próxima edição.