Como organizar uma festa de fim de ano da empresa? Dicas para fechar 2019 com chave de ouro

Para comemorar os bons resultados e as conquistas de 2019, agradecer e incentivar sua equipe para que 2020 seja ainda mais produtivo, nada melhor que uma confraternização. Por isso, que tal reservar um momento para a festa de fim de ano da empresa?

Ao longo do ano, passamos mais tempo no trabalho, com nossos colegas, que com nossas famílias, em casa. E, para ter uma festa inesquecível e evitar incômodos antes, durante ou depois, basta planejar com antecedência e tomar alguns cuidados na organização. 

 

ALGUMAS DICAS PARA NÃO ERRAR NA ORGANIZAÇÃO DA FESTA DE FIM DE ANO DA EMPRESA

Tudo começa com a escolha o modelo de evento que mais combina com o perfil da empresa e dos funcionários. Pode ser um jantar, um churrasco, um coquetel ou uma grande festa com música ao vivo, DJ ou outras atrações. Para isso, conte com a ajuda dos funcionários, afinal, a festa é para eles, não é mesmo?

A consulta pode ser em forma de conversa ou reunião, se a equipe for pequena. Ou em forma de votação, no caso de equipes maiores. Em ambos os casos, leve algumas opções pré-definidas – que estejam dentro do orçamento e das possibilidades da empresa, a fim de facilitar o processo de escolha. É possível, ainda, oferecer formulários de consulta por e-mail ou por meio de uma caixinha de sugestões.

A possibilidade de escolha faz com que os funcionários se sintam ainda mais contemplados com o evento.

 

Planeje com antecedência, defina o dia e a hora

A organização deve seguir um protocolo. Dessa forma tudo ocorrerá sem erros e sem estresse. E para começar, deve ser definido o formato da confraternização.  É preciso considerar que no fim do ano, as pessoas costumam ter inúmeros compromissos e confraternizações e, embora a “festa da firma” seja importante para todos os funcionários, a empresa deve levar em conta a agenda individual de cada colaborador. Por isso, quanto antes for definida a data da festa da empresa, maior será a participação dos convidados. Com a data e hora marcadas, mande um “save the date” para os convidados, assim poderão se planejar com antecedência.

No planejamento inicial, é preciso constar o número de convidados. Se serão somente os funcionários ou se o convite será estendido a cônjuges e familiares. Em seguida deve-se definir o orçamento total e o quanto se pretende (ou pode) gastar com cada item da festa. 

 

A escolha do local é importante

O local do evento deve ser compatível com seu formato. Por exemplo, para um churrasco durante o dia, o ideal é que se tenha um ambiente protegido do sol e uma área ao ar livre em que possam ser realizadas atividades de recreação ou que as pessoas possam se posicionar mais informalmente. 

Já um coquetel ou um jantar exige um ambiente mais aconchegante. Ele deve comportar todos os convidados de maneira confortável permitindo a circulação das pessoas entre as mesas antes da refeição. Afinal, trata-se de uma confraternização.

Conheça a Sala Terraço, do Faial Prime Suites, ideal para eventos corporativos e sociais, com mezanino com escadaria de mármore, foyer, quatro elevadores e estrutura de gastronomia totalmente independente. A Sala Terraço oferece sofisticação e requinte para a festa de fim de ano de sua empresa. Tudo isso aliado a uma vista deslumbrante da Baía Norte e das pontes de Florianópolis! 

 

O cardápio deve ser inclusivo

 Novamente, usamos o exemplo do churrasco para falar do cardápio da festa. É preciso que o cardápio contemple todos os convidados. Se o prato principal for churrasco, tenha uma opção vegetariana ou vegana, caso tenha pessoas que não comem produtos de origem animal entre os convidados. Do mesmo modo, é importante saber se há alérgicos ou intolerantes a certos grupos de alimentos entre os funcionários e se certificar de que o fornecedor de alimentos e de bebidas tem opções para substituir os itens que causem alergia/intolerância. 

No Faial Prime Suites é possível escolher opções variadas de alimentos para que nenhum convidado deixe de experimentar comidas deliciosas durante a confraternização de fim de ano. 

 

Por fim, defina as atrações

 Amigo-secreto, banda ou DJ, pocket show, palestra, número de stand up, show de talentos… são infinitas as opções de atrações para um evento corporativo. Mais uma vez, é possível contar com sugestões dos funcionários para saber o que mais agradará no evento. 

Por exemplo, não adianta insistir em um amigo-secreto em que as pessoas participarão somente por obrigação. A distribuição ou sorteio de brindes por parte da empresa costuma ser uma excelente opção para substituir o amigo-secreto.

Se for contratar banda ou DJ, é interessante conhecer as preferências musicais da maioria dos convidados.

Invista em detalhes para tornar o evento mais personalizado e atrativo! 

 

Como organizar um check-list de tarefas para um evento?

Falhas na organização de um evento podem causar descumprimento de prazos, erros de pagamentos, perda de contatos etc. Isso tudo pode desagradar convidados, fornecedores, equipe e público. Colocando em risco o sucesso do evento. Para evitar que isso aconteça, é preciso ter um check-list de tarefas. Isso vai te ajudar no planejamento, sincronismo da equipe e, claro, uma organização impecável.

Este check-list deve abarcar todas as etapas do trabalho. Cada profissional envolvido com a organização deve ter acesso à essa lista e atualizar se for necessário.

Um check-list bem elaborado diminui consideravelmente as chances de desentendimentos ou mal entendidos. Preparamos algumas dicas para que você elabore sua lista de tarefas ideal. E assim tenha mais eficiência na organização do próximo evento.

Mas vale lembrar só um bom check-list não adianta. As pessoas envolvidas com a organização devem checar as tarefas periodicamente.

 

CHECK-LIST DE TAREFAS PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Há quem ainda prefira anotar as tarefas em agendas ou cadernetas de papel. Ou pior, em folhas soltas, que podem se perder. O problema de utilizar agendas ou blocos pessoais é que suas anotações não são compartilhadas. Isso dificulta a comunicação com o restante da equipe. Para a organização de eventos, o melhor a ser feito é dar uma chance à tecnologia. 

Nossa dica é o aplicativo Google Keep. Ele é gratuito e pode ser baixado e sincronizado em computadores e smartphones. Assim, todas as tarefas ficam em um único lugar, podendo ser divididas com todas as pessoas que trabalharão nessa jornada.

[Leia mais sobre como a tecnologia facilita a organização de eventos: Vai organizar um evento? Conheça as opções de confirmação de inscrição on-line]

 

Para um check-list sem erros, você deve:

Ser sucinto nas descrições

Não é preciso descrever e explicar o passo a passo de cada item no check-list de tarefas listadas. Coloque a ordem principal e trabalhe com palavras-chaves. 

Deixe para dar ordens específicas pessoalmente, instruindo a tarefa individualmente ou em reuniões. Isso evita que se perca tempo lendo coisas que já são conhecidas.

Uma boa dica é criar subtítulos usando as palavras-chaves.

 

Segmente as ações

Cada segmento e cada tarefa devem ser elencados de acordo com a ordem que você achar pertinente. Esta pode ser por equipe ou área de ação. Por exemplo: relacione tópicos de ações de segurança em uma pasta. Os tópicos de atividades relacionadas à recepção de palestrantes ou à alimentação dos participantes em outra.

O ideal é utilizar cores ou outros marcadores diferentes para cada tópico ou pasta.

Isso facilita a tarefa de checar a lista ao longo do dia. 

 

Coloque tarefas com prazos menores em primeiro lugar

Parece óbvio dizer que se deve priorizar o que for mais urgente. Mas no dia a dia da organização de um evento, a correria se torna tão grande que nunca é demais repetir essa dica. 

Colocar as urgências em primeiro lugar na lista fará com que você, de fato, se empenhe mais em resolvê-las o quanto antes.

 

Elementos obrigatórios em um check-list de eventos

– Tudo que diz respeito ao local e à data, incluindo os horários de início e fim de cada palestra, reunião, recepção, intervalo etc.;

– Cronograma com todas as atividades necessárias e prazos;

– Contatos de palestrantes e outros participantes, bem como de fornecedores, e confirmação de serviços e de participações;

– Link para o aplicativo de venda de ingressos e/ou confirmação do público;

– Chegada e saída (como um ponto eletrônico) dos funcionários;

– Ações de divulgação, mesmo quando o serviço for realizado por uma agência especializada.

Vale ressaltar que essa é uma lista básica de tarefas. Ela deve ser personalizada de acordo com as necessidades de cada produção. Adapte e crie o check-list com tudo que você precisa para garantir que tudo saia como o esperado durante o seu evento.

Vai organizar um evento? Conheça as opções de confirmação de inscrição on-line

Num mundo movido pela tecnologia, é preciso estar por dentro de todas as novidades que facilitam o dia a dia. Se podemos ter “tudo ao alcance das mãos”, por que não aproveitar e tornar nossas atividades de trabalho mais eficientes?

O mercado de eventos gera R$ 209 bilhões em receita – sendo um dos grandes responsáveis pelo PIB nacional – e, entendendo a importância desse nicho, o setor de tecnologia não poupa investimentos em soluções para eventos. Em 2018, foram gastos 60 bilhões de dólares, em todo o mundo, para a pesquisa e a criação de aplicativos e ferramentas voltadas para esse mercado.

Muitos desses aplicativos estão disponíveis gratuitamente e têm inúmeras funcionalidades, desde o planejamento até o pós-evento, com espaços para receber o feedback dos participantes. E uma das funções mais úteis e procuradas é a de inscrições ou venda de ingressos on-line.

5 APLICATIVOS ON-LINE QUE PERMITEM CONTROLAR O NÚMERO DE PARTICIPANTES

 

Google forms

É uma ferramenta bastante conhecida para receber inscrições, coletar dados e organizar informações. É possível criar campos personalizados de acordo com o que é necessário e visualizar as respostas em uma planilha Excel, facilitando a organização das inscrições.

Eventize

Por essa plataforma é possível realizar todas as etapas da participação em um evento de maneira automatizada, rápida e segura, da inscrição até o pagamento.
Os organizadores podem conferir pagamentos realizados e enviar lembretes sobre inscrições pendentes.

Typeform

O Typeform é uma ferramenta que permite criar formulários de inscrição, pesquisas de satisfação, e formulários para feedbacks, entre outras funções. A personalização dos formulários é o grande diferencial desse app.

Evenbrite

A Eventbrite é uma plataforma que permite que qualquer pessoa crie, compartilhe, encontre e compareça a eventos. Ela é bastante simples e intuitiva.

Sympla

É uma completa ferramenta de gestão de eventos, por meios o qual os organizadores podem ter controle total de inscrições ou vendas de ingresso.

SEJA QUAL FOR A FERRAMENTA ESCOLHIDA, TRAGA SEU EVENTO NO FAIAL PRIME SUITES

O Faial Prime Suites tem seis salas disponíveis para eventos diversos, de corporativos a privados. Além do restaurante e do bar e bistrô.
Conheça!

Sala Terraço

Com uma vista deslumbrante, é ideal tanto para eventos corporativos quanto sociais, como casamentos, jantares, formaturas, cerimônias, coquetéis, reuniões, palestras, talk shows, entre outros. Possui mezanino com escadaria de mármore, foyer, quatro elevadores e estrutura de gastronomia totalmente independente.

Sala Arquipélago

Salão de 120 metros quadrados indicado para até 120 pessoas em auditório. Conta com foyer na entrada da sala, ideal para montar a recepção do seu evento ou mesmo servir o coffee break.

Sala Faial

Situada no 1º piso da Torre Premium, a Sala Faial possui versatilidade para atender eventos de pequeno e médio porte, dos mais variados formatos.

Salas Madeira & Funchal

Salas versáteis, situadas no 1º piso da Torre Premium. Excelentes para pequenas reuniões, cursos, entre outras necessidades.

Sala Terceira

Muito versátil, situada no 1º piso da Torre Premium, é ótima para pequenas reuniões, cursos, entre outras necessidades.

 

Festa de formatura

Festa de formatura: 7 passos para você organizar um evento inesquecível

Depois de anos de estudo e muita dedicação, você já está ansioso para a chegada da sua formatura da faculdade, certo? E nada melhor do que comemorar essa conquista tão importante com seus amigos e familiares. Por isso, hoje queremos trazer para você algumas dicas de como organizar um jantar para marcar essa data.

Os jantares que se estendem para uma festa mais íntima, só com as pessoas que você quer ter por perto, estão se tornando tendência. Afinal, muitas turmas fazem apenas a colação de grau e depois cada um realiza a festa do seu jeito.

Se esse é o seu caso, então anote essas dicas que preparamos para você organizar a sua formatura.

 

#1 Planeje-se com antecedência

O ideal é começar ao menos 6 meses antes da data da formatura a se planejar. Você vai ter muitos detalhes para organizar e, se estiver na correria de entrega de trabalhos de final de curso, provavelmente precisará contar com a ajuda de alguém.

 

#2 Escolha o local do jantar

Para escolher o local onde será o jantar, você precisa saber o número de convidados. Opte por espaços centrais, que facilitem a locomoção dos seus convidados. No Faial Prime Suites, por exemplo, você conta com espaços exclusivos para a realização de jantares de formatura. Na Sala Terraço, por exemplo, você conta com dois espaços: o mezanino e a área principal. Com essa possibilidade, você consegue dividir o seu evento nos dois ambientes, um para a área de jantar e outro para a festa, por exemplo.

A Sala Terraço ainda conta com a melhor vista de Florianópolis, além de foyer e estrutura de gastronomia totalmente independente. Além disso, fazendo a sua formatura no Faial Prime Suites você ainda tem a comodidade de poder se hospedar no hotel, podendo aproveitar a festa até o fim!

 

#3 Escolha o menu da festa

Você precisa ter claro qual o estilo de festa que você sonha. Se será um jantar tradicional, se haverá um menu servido em mesas ou ainda opção de coquetel com finger foods. O importante é se certificar que seus convidados serão sempre bem servidos.

 

#4 Contrate um fotógrafo

Você quer ter boas memórias do seu jantar e festa de formatura, certo? Então não esqueça de contratar um fotógrafo e um videomaker que garantirão os registros do evento. Procure referências na Internet, fale com amigos que já contrataram para conhecer bem o trabalho deste profissional. E lembre-se de fechar esse contrato com antecedência, muitos fotógrafos têm agendas cheias para um ano inteiro!

 

#5 Música!

Se você vai estender o jantar para uma festa, lembre-se de contratar um DJ para garantir a animação. Converse com o DJ contratado antes para definir bem o estilo de música que você gosta e quais as playlists que não podem faltar no seu dia.

 

#6 Lembre-se dos convites

Você estará na função de terminar o curso universitário, mas não pode se esquecer de fazer os convites. Se você não deseja imprimir, pode optar por versões digitais que podem ser enviadas por e-mail ou até por WhatsApp.

 

#7 Lembrança da festa

É simpático entregar alguma lembrança da sua festa para os convidados. Nesse momento você pode ser criativo e fazer pequenos presentes que representam o seu curso. Que tal cupcakes ou docinhos com o símbolo da sua nova profissão?

 

Festa de formatura

organizar um coquetel

Como organizar o coquetel para seu evento ser um sucesso

Palestras, congressos, seminários, reuniões de equipe ou fornecedores, showroom… seja qual for o evento corporativo, a refeição – além de necessário – é um ótimo momento para trocar ideias, fazer networking e, claro, descontrair. 

Para criar um ambiente mais informal e permitir uma interação mais natural entre os participantes, o coquetel é o formato mais indicado, pois, diferentemente de um almoço ou uma janta, ele oportuniza mais mobilidade. Ou seja, as pessoas se sentem mais livres para circularem no ambiente e conversar com mais gente.

Além de favorecerem o networking, os coquetéis são relativamente menos dispendiosos que os jantares e mais versáteis. Permitem adaptações e substituições no cardápio mais facilmente, contemplando convidados com alergias, intolerâncias ou outras restrições alimentares. Com isso, seu evento se torna evento inclusivo, evitando possíveis saias justas.

 

DICAS PARA ORGANIZAR UM COQUETEL CORPORATIVO

Como tudo em um evento, é preciso planejar previamente o formato da recepção. Se escolher fazer um coquetel, a primeira coisa a ser feita é saber o número de participantes e em qual hora do dia o evento acontecerá. Com essas informações chega a hora de desenvolver o cardápio e escolher as bebidas que serão servidas. 

 

[Leia mais: Passo a passo para organizar o seu evento corporativo sem erros]

 

– O local deve ser o mais perto possível de onde do evento, por isso, hotéis tendem a ser lugares ideais para a realização de eventos corporativos, pois oferecem, em um único espaço, salas para palestras e reuniões e lounge para coquetéis, por exemplo. É importante que o local acomode confortavelmente todos os participantes – com algumas opções de mesas, cadeiras, bancos, pufes e sofás, para que possam sentar – e que tenha banheiros amplos, modernos e que possam atender a pessoas com deficiência.

– A comida deve ser variada e pode ser servida de maneira volante, ou seja, com garçons oferecendo diretamente aos convidados ou pode ser colocada em estação fixa (que pode ser uma grande mesa ou diversas mesas menores). Caso opte por colocar a comida na mesa, é importante ter uma equipe a postos para repor os pratos à medida que forem acabando. Seja volante ou em estação fixa, o cardápio deve ser composto de petiscos e “finger food” – pequenas porções de comida que possam ser levadas diretamente à boca, dispensando o uso de talheres.

Cada uma dessas opções tem algumas vantagens sobre a outra. A forma volante é mais elegante e permite oferecer receitas criativas e até exclusivas de canapés, sanduíches e até pratos completos em versão míni, como escondidinho e risoto. Já a estação fixa dá mais liberdade, pois possibilita que cada participante se sirva como e quantas vezes quiser. Dessa maneira, é preciso conhecer o perfil do público do evento antes de definir a forma de apresentação do coquetel.

– Entre as bebidas oferecidas deve haver opções com e sem álcool. Elas devem estar frescas e serem servidas na temperatura indicada. Se o coquetel for durante o dia, priorize cerveja, vinho branco ou rosé e drinks com frutas, se for à noite, ofereça vinho tinto, espumante e whisky. Água, água saborizada, chá gelado, sucos e refrigerantes também devem compor a carta de bebidas. Uma mesa com chá e café para o fim do coquetel faz toda a diferença.

 

Para quem entende que o coquetel é um ponto fundamental para o sucesso geral do evento e não quer correr o risco de esquecer nada, o melhor a fazer é contratar uma equipe especializada. Em Florianópolis, o Faial Prime Suites oferece inúmeras opções para coquetéis e confraternizações em geral, com opções para celíacos e intolerantes à lactose. Tudo isso com um visual de tirar o fôlego!

 

organizar um coquetel

organizar um showroom

Dicas para organizar um showroom

Expor produtos é uma maneira de mostrar seu trabalho ao público. Pensando em atrair novos clientes e mostrar novidades aos antigos, diversas marcas – das mais consolidadas aos pequenos empreendedores – vêm investindo em showroom, uma prática muito comum no setor de vestuário e calçados, mas que, a cada ano, atrai pessoas de outras áreas, como decoração, design de produtos diversos, iluminação, perfumaria e até de alimentação.  

 

PASSO A PASSO PARA ORGANIZAR UM SHOWROOM

Escolha do local

O lugar onde será realizado o showroom deve ser bem localizado. Por isso, é importante conhecer seu público-alvo e, na dúvida, opte sempre por um local no centro da cidade, que facilita a locomoção dos participantes.

 

[Conheça as salas do Faial Prime Suites e escolha a melhor para seu evento!]

 

Seleção dos produtos

Normalmente, ao planejar um showroom, já se tem em mente quais produtos serão expostos.

Para se diferenciar – principalmente quando se trata de uma marca já conhecida – o ideal é criar um fator novo a cada showroom, como o lançamento de linha de produtos ou estampas.

Pensar em um showroom pode ajudar, inclusive, em novas soluções para oferecer ao público.

 

Elabore um plano de comunicação eficiente

A comunicação deve englobar diferentes mídias, das tradicionais (rádio e jornal impresso ainda atingem um bom público) às digitais, que dão excelentes resultados quando o planejamento e a execução são feitas com conhecimentos das ferramentas de marketing digital. Se a sua empresa não possui um setor de comunicação/ marketing, considere contratar uma agência especializada.

Lembre-se da comunicação interna e de elementos de comunicação visual e de sinalização durante o evento.

 

Contrate um serviço de coquetel de bufê

Explorar o lado mais social do evento é benéfico para os negócios. Se o local escolhido para a realização do showroom não oferecer serviço de alimentos e bebidas, peça orçamento e referências a diferentes empresas e contrate a que melhor se encaixe aos seus desejos e ao seu público.

Lembre-se: quando precisar de um espaço para fazer o seu evento, showroom ou palestra, conte com o Faial Prime Suites.

 

organizar um showroom

eventos corporativos em Florianópolis

Qual o melhor lugar para realizar eventos corporativos? Hotéis são uma opção completa!

O que chamamos de “eventos corporativos” são, na verdade, diferentes tipos de encontros / reuniões profissionais, com formatos diversos e para públicos que se diferem em quantidade e em nichos, do mesmo modo, as necessidades de infraestrutura, coffee break etc. também mudam de acordo com o tamanho do evento e o público-alvo. Por isso, escolher o local do evento é uma etapa importante.

Para eventos corporativos em Florianópolis, o Faial Prime Suites oferece salas preparadas para atender às necessidades de eventos corporativos de variados portes; serviço personalizado de alimentos e bebidas com opções deliciosas para o coffee break, almoço ou jantar; além de equipamentos multimídia e outros serviços. A possibilidade de hospedagem de palestrantes e participantes é outra vantagem de se realizar eventos corporativos em hotéis.

[Conheça nossas salas e escolha a que melhor se adapta às necessidades do seu evento corporativo.]

 

TIPOS DE EVENTOS CORPORATIVOS

Antes de começar a planejar um evento corporativo, é preciso saber em qual modalidade ele se encaixa.

 

Congresso

É o conjunto de diversas sessões de trabalho previamente definidas, que podem englobar palestras, debates, seminários, conferências e até feiras. As sessões de um congresso se destinam a um grupo específico de profissionais ou linhas acadêmicas. E, geralmente, um congresso tem o intuito de debater assuntos específicos, de interesse de um segmento. Os congressos necessitam de grande espaço físico e diversas salas, já que as atividades podem acontecer simultaneamente.

 

Conferência

É uma exposição feita por alguém com notório saber sobre determinado assunto, normalmente para um grande número de pessoas. As conferências costumam ser compostas por uma mesa, formada por uma pessoa responsável pela apresentação do(s) conferencista(s). O tom é mais formal do que uma palestra, e não se costuma abrir o microfone para questionamentos ou discussão, as perguntas, quando há, são feitas por escrito e respondidas ao final da apresentação.

Para a realização de uma conferência, é necessária uma única e ampla sala, de preferência com projetor e kit multimídia.

 

Convenção

É a reunião entre profissionais de uma empresa ou profissionais com funções equivalentes de empresas diferentes. Convenções podem ser de vendas, de lançamento de um produto e até de comemorações. O local de uma convenção varia de acordo com o número de participantes e se haverá ou não feira / exposição de produtos (e quais produtos).

 

Fórum

Trata-se de uma reunião para se debater e/ou decidir algo com a participação da plateia. Por isso, é preciso que haja microfones disponíveis em número suficiente, bem como outros equipamentos de som e vídeo que possam ser necessários para as apresentações dos argumentos.

 

Palestra

É um método de discussão no qual um profissional-referência apresenta questões sobre um determinado assunto e, após a exposição, abre-se discussão para a plateia. Para a realização de uma palestra, é necessária uma sala que comporte todos os participantes, com um pequeno palco em que o palestrante se destaque e um kit multimídia com projetor, caso haja exposição de vídeos.

 

Simpósio

É uma reunião de profissionais renomados em determinada área com a coordenação de um moderador. Geralmente tem caráter científico e, após a exposição do assunto, abre-se a conversa ao público, que contribui a fim de complementar o assunto exposto. O simpósio não tem caráter crítico, trata-se de uma explanação a respeito de novos métodos, descobertas e afins.

Simpósios devem acontecer em salas tipo auditório que comporte todos os participantes da mesa e da plateia.

 

Seminário

É uma sequência de atividades (seminários, mesas-redondas, reuniões etc.) a fim de se desenvolver conhecimento específicos com instrutores/profissionais especializados. Os seminários servem para troca e soma de informações e experiências e, assim como os congressos, podem durar alguns dias e até mais de uma semana, por isso necessitam de um espaço que permita a realização de diversas ações, inclusive simultâneas.

 

Reunião de brainstorming

São reuniões de realizadas com membros de uma mesma equipe ou de mais de uma equipe de uma mesma empresa em que se pretende estimular a criação e o pensamento conjunto, a fim de se obter novas ideias ou solucionar problemas. Essas reuniões ocorrem, normalmente, em volta de uma grande mesa de modo que todos os participantes se vejam e possam interagir.

 

eventos corporativos

Dicas para realizar um mini wedding em Florianópolis

Cada vez mais noivos vêm optando por festas de casamento intimistas, para poucos convidados. Os mini weddings, como são chamadas essas festas para cerca de cem pessoas, são perfeitos para casais que não abrem mão de celebrar a união, mas que não desejam gastar demais com recepções suntuosas. Esse formato de festa permite maior contato entre noivos e convidados, além disso, quem opta por um casamento pequeno normalmente escolhe dar um toque pessoal em cada detalhe, o que faz de cada mini wedding único e superexclusivo.

Em Florianópolis, os mini weddings são uma tendência crescente entre noivos que desejam realizar uma festa sem se estressar com os preparativos, com menor custo e mais personalidade e originalidade.

 

COMO ORGANIZAR UM MINI WEDDING?

Uma cerimônia pequena nos tamanho e números de convidados deve ser inesquecível! E para isso, planejamento é fundamental.

 

Orçamento e despesas

O primeiro passo é definir o orçamento. Saiba o quanto o casal pode gastar e preveja as despesas extras, pois muitas vezes elas são inevitáveis. Monte uma planilha de gastos com todos os orçamentos dos fornecedores e se baseie nela antes fechar os contratos.

 

Referências

Crie uma pasta com referências de como você quer que seja sua festa e salve ideias de mesas, decoração, convites, roupas… isso vai facilitar muito na hora da escolha. Busque imagens em sites, blogs e no Pinterest.

 

Data

O ideal é que os noivos escolham duas ou até três datas desejadas, para então verificarem a disponibilidade de igrejas (se houver), salões e juiz de paz. Faça as reservas necessárias.

 

Escolha o local

Um importante diferencial do mini wedding pras festas tradicionais é que ele pode ser feito em lugares menores e mais aconchegantes, sem a impessoalidade dos grandes salões.

Salões de hotéis são muito procurados para essas cerimônias, pois, além do espaço, contam com a infraestrutura e a equipe do lugar. Familiares, amigos e os próprios noivos podem ficar hospedados no hotel, evitando deslocamento e permitindo que aproveitem todos os minutos da festa sem preocupação com o trânsito.

No Faial Prime Suites, no Centro de Florianópolis, os noivos podem dizer “sim” tendo como cenário o mar da Ilha de Santa Catarina. É possível, ainda, reservar suítes para reunir as madrinhas e os padrinhos antes da festa, para se arrumarem juntos, dividirem a ansiedade e para um brinde especial.

 

Lista de convidados

Um mini wedding costuma ter entre 50 e 100 convidados, geralmente pessoas da família e melhores amigos dos noivos. Isso pode causar certo desconforto e até gerar atritos. É importante que o casal tenha paciência para fazer e refazer a lista quantas vezes forem necessários. O importante é todos se sentirem bem.

 

Fornecedores

Os fornecedores do casamento são fundamentais para o sucesso da festa. Pesquise as opções na sua região, peça recomendações, converse com cada um deles o quanto for necessário.

Com menos convidados, é possível investir um pouco mais no buffet, nas bebidas e no doce, que são os itens principais de uma festa. Se o orçamento for apertado, priorize o que o casal mais gosta, por exemplo: se é mais importante ter uma banda legal que uma decoração mais elaborada, ou se preferem investir em fotos e vídeos que gastar com barmen e drinks especiais.

 

Faça você mesmo

Quem escolhe fazer um mini wedding geralmente opta por preparar alguns itens do casamento. O DIY é uma solução econômica e sustentável, que pode ser muito divertida de os noivos criarem “grupos de apoio” com amigos e parentes. Basta reunir a turma algumas vezes para fazer convites, alguns elementos de decoração e até comidas ou roupas, dependendo do talento de cada um.

 

Aproveite cada minuto

Por mais estressante que possa parecer a correria durante a preparação do casamento, você guardará lindas memórias desses dias e sentirá saudade. Cerque-se de pessoas queridas, que possam ajudar nas escolhas e dar carinho.

No dia da festa, divirtam-se, dancem, experimentem todas as delícias do buffet e da mesa de doces, abracem os convidados e agradeçam por compartilharem um momento tão importante com vocês.

 

Passo a passo para organizar o seu evento corporativo sem erros

Como organizar o seu primeiro evento corporativo? Anote essas dicas para o seu evento ser um sucesso

Organizar um evento corporativo não é um bicho de sete cabeças, mas demanda cuidados, uma check list precisa e uma equipe afiada. Se você tem a missão de realizar um evento empresarial e não sabe por onde começar, siga nossas dicas!

1. Defina tema e o público-alvo

Pesquise assuntos e tópicos que estejam em alta no setor da sua empresa, algo que seja do interesse de profissionais e de estudantes da área e, a partir daí, defina a quem o evento será destinado: público interno ou externo, se terá abrangência regional, nacional ou internacional, se abrirá espaço para estudantes e profissionais em todas as fases da carreira etc.

2. Convoque sua equipe 

Dentro da empresa ou com parceiros do evento, defina quem trabalhará com você nesta jornada. Após escolhida a equipe, aponte o papel de cada um e distribua as tarefas e estipule prazos.

3. Determine o tamanho do evento

Quantas pessoas o evento irá comportar? Qual a sua duração em dias ou horas? Quanto tempo durará cada atração ou atividade? Tudo isso deve ser pensado antes de definir o local e contratar serviços.

4. Estabeleça como será o evento

Determine o formato do evento. Se será de palestras, quantas serão? Se terá workshops ou minicursos, quais serão e como serão ministrados. Se houver grupos de trabalho ou mesas de debate, como serão montados.

5. Escolha a data e o local

Se o evento tiver como público-alvo profissionais de diferentes cidades, é importante escolher dias no começo ou no fim da semana, para que o final de semana seja usado para o deslocamento. Caso haja possibilidade, escolha um dia próximo de algum feriadão.

Em seguida, escolha o local. Pesquise as opções da sua região, veja quais comportariam da melhor maneira o público e os palestrantes; reserve com antecedência.

Hotéis são especialmente interessantes, pois oferecem completa infraestrutura para o evento e permite que os participantes fiquem hospedados, sem necessidade de deslocamento.

6. Convide os palestrantes

Faça convites formais aos palestrantes, defina pagamentos, passagens e reserva em hotel, confirme as presenças até uma semana antes do evento e tenha sempre um plano B para o caso de haver contratempo que impeça a presença de algum deles.

7. Contrate os fornecedores

Pesquise a reputação e conheça os fornecedores da sua região antes de fechar negócio. A internet é uma excelente ferramenta para isso. Veja as redes sociais, leia os feedbacks, participe das conversas em páginas de eventos.

Você vai precisar de serviço de alimentação – e, novamente, nesse quesito, hotéis são uma opção interessante, pois muitos, como o  Faial Prime Suites, oferece um rico e diversificado serviço de coffee break, além de almoço e jantar –; serviço de social media e assessoria de imprensa; de aluguel de equipamentos eletrônicos, projetores, telões etc.

8. Faça a divulgação

Mesmo que tenha contratado uma equipe de comunicação, envolva os funcionários da empresa na divulgação do evento. O boca a boca é uma ferramenta eficiente e, nos dias atuais, as redes sociais funcionam como o antigo boca a boca, ou seja, se cada colaborador postar conteúdos sobre o evento, o alcance das publicações será gigantesco.

9. Prepare o material impresso

Falas, discursos, palestras, apostilas, impressos que serão distribuídos ao público devem ser preparados e revisados por uma equipe especializada para, então, serem aprovados e seguirem para publicação.
se houver kits para serem distribuídos aos participantes, eles devem ser montados na semana que antecede o evento.

10. Não se esqueça do pós-evento

Durante o evento, recolha o máximo de contatos, impressões e feedbacks possível. Disponibilize um canal para que os participantes falem do que acharam do evento, citando pontos positivos e pontos negativos.

Até uma semana após o encerramento, envie e-mails para os participantes agradecendo a presença e – caso se aplique – convidando para a próxima edição.