Planejamento de eventos empresariais: entenda como ter sucesso na sua organização

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Passadas as festas de fim de ano é hora de começar a pensar de maneira mais consistente nas metas para 2020. Quem trabalha com eventos ou deseja fazer um evento corporativo em 2020 deve saber que quanto antes iniciar os trabalhos, mais chances de engajamento, participação e bons resultados. O planejamento de eventos empresariais é fundamental para quem quer ter sucesso. Além de evitar atropelos e reduzir a margem de erro.

Por isso, se você vai organizar um evento corporativo este ano, atente para estas dicas e não perca mais tempo! 

 

1º passo: PLANEJAMENTO do evento empresarial!

É impossível falar em organização de evento, seja ele corporativo, social, esportivo ou de qualquer natureza, sem falar em planejamento. E quanto mais antecedência, melhor. Afinal, você e sua equipe terão mais tempo hábil para se organizarem, criarem um plano B e garantirem melhor lugar, fornecedores e, claro, o melhor preço.

Nesse primeiro momento, é importante definir:

  • tamanho do evento (número de participantes)
  • qual o público-alvo
  • qual será o formato 
  • quantos dias de duração terá
  • quem serão os participantes e fornecedores

 

2º passo: escolha a data e o local

O segundo passo é a escolha da data. E aí, novamente, quem pensa com antecedência tem vantagem, pois, em geral, há maior disponibilidade de lugar. Além disso, os fornecedores também estão com a agenda mais livre. 

Quanto ao local, é preciso que comporte o número de participantes com conforto. Que ofereça opções de alimentação dentro ou próximo e que tenha infraestrutura de som, multimídia e o que mais for necessário para que o evento aconteça.

Hotéis que possuem salas de convenção podem ser uma excelente opção para a realização de eventos corporativos. Afinal, além do espaço para realização das atividades, costumam oferecer serviços próprios de alimentação e bebida. E os convidados vindos de outras cidades podem se hospedar no mesmo lugar, sem a necessidade de gastos extras com deslocamento.

O Faial Prime Suites possui seis salas, com características próprias, que podem ser usadas com layouts variados. Tudo para atender às necessidades do seu evento corporativo. 

 

3º passo: liste as atrações e convidados

Dentro do planejamento de eventos empresariais, faça uma lista com tudo que você vai precisar para a realização do evento. Convite, alimentação e bebidas, hospedagem para os palestrantes, operadores de som e vídeo, social media, banda ou DJ para a festa de encerramento, segurança privada etc. 

A partir daí, veja o será feito pela própria empresa e o que será terceirizado e parta para a pesquisa de mercado. Nesse momento, o segredo é não ter preguiça e buscar o máximo de informação possível. Vale perguntar para colegas, ler avaliações na internet e tirar todas as dúvidas diretamente com o atendimento da prestadora de serviço.

 

4º passo: solicite os orçamentos

Quando tiver uma lista mais enxuta, somente com fornecedores que mais inspiram confiança, peça orçamentos detalhados. Assim será mais fácil de comparar os valores e optar pelo melhor custo-benefício. 

Considere que nem sempre escolher o fornecedor mais barato é o melhor negócio. Em alguns momentos, é preciso repensar a economia de dinheiro e focar na qualidade.

 

5º passo: Depois do planejamento do evento social alinhado, envie o Save The Date ou o convite. Comece a divulgação!

Quanto antes você começar a divulgação do evento, mais tempo o público-alvo terá para se organizar. Isso é especialmente importante em eventos de abrangência estadual ou nacional, em que as pessoas precisarão se deslocar de suas cidades e/ou se afastarem do trabalho por alguns dias. 

Assim que tiver data, local e a certeza de que o evento irá acontecer, crie uma estratégia de marketing digital e comece a trabalhar na divulgação.