Como organizar um check-list de tarefas para um evento?

Falhas na organização de um evento podem causar descumprimento de prazos, erros de pagamentos, perda de contatos etc. Isso tudo pode desagradar convidados, fornecedores, equipe e público. Colocando em risco o sucesso do evento. Para evitar que isso aconteça, é preciso ter um check-list de tarefas. Isso vai te ajudar no planejamento, sincronismo da equipe e, claro, uma organização impecável.

Este check-list deve abarcar todas as etapas do trabalho. Cada profissional envolvido com a organização deve ter acesso à essa lista e atualizar se for necessário.

Um check-list bem elaborado diminui consideravelmente as chances de desentendimentos ou mal entendidos. Preparamos algumas dicas para que você elabore sua lista de tarefas ideal. E assim tenha mais eficiência na organização do próximo evento.

Mas vale lembrar só um bom check-list não adianta. As pessoas envolvidas com a organização devem checar as tarefas periodicamente.

 

CHECK-LIST DE TAREFAS PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Há quem ainda prefira anotar as tarefas em agendas ou cadernetas de papel. Ou pior, em folhas soltas, que podem se perder. O problema de utilizar agendas ou blocos pessoais é que suas anotações não são compartilhadas. Isso dificulta a comunicação com o restante da equipe. Para a organização de eventos, o melhor a ser feito é dar uma chance à tecnologia. 

Nossa dica é o aplicativo Google Keep. Ele é gratuito e pode ser baixado e sincronizado em computadores e smartphones. Assim, todas as tarefas ficam em um único lugar, podendo ser divididas com todas as pessoas que trabalharão nessa jornada.

[Leia mais sobre como a tecnologia facilita a organização de eventos: Vai organizar um evento? Conheça as opções de confirmação de inscrição on-line]

 

Para um check-list sem erros, você deve:

Ser sucinto nas descrições

Não é preciso descrever e explicar o passo a passo de cada item no check-list de tarefas listadas. Coloque a ordem principal e trabalhe com palavras-chaves. 

Deixe para dar ordens específicas pessoalmente, instruindo a tarefa individualmente ou em reuniões. Isso evita que se perca tempo lendo coisas que já são conhecidas.

Uma boa dica é criar subtítulos usando as palavras-chaves.

 

Segmente as ações

Cada segmento e cada tarefa devem ser elencados de acordo com a ordem que você achar pertinente. Esta pode ser por equipe ou área de ação. Por exemplo: relacione tópicos de ações de segurança em uma pasta. Os tópicos de atividades relacionadas à recepção de palestrantes ou à alimentação dos participantes em outra.

O ideal é utilizar cores ou outros marcadores diferentes para cada tópico ou pasta.

Isso facilita a tarefa de checar a lista ao longo do dia. 

 

Coloque tarefas com prazos menores em primeiro lugar

Parece óbvio dizer que se deve priorizar o que for mais urgente. Mas no dia a dia da organização de um evento, a correria se torna tão grande que nunca é demais repetir essa dica. 

Colocar as urgências em primeiro lugar na lista fará com que você, de fato, se empenhe mais em resolvê-las o quanto antes.

 

Elementos obrigatórios em um check-list de eventos

– Tudo que diz respeito ao local e à data, incluindo os horários de início e fim de cada palestra, reunião, recepção, intervalo etc.;

– Cronograma com todas as atividades necessárias e prazos;

– Contatos de palestrantes e outros participantes, bem como de fornecedores, e confirmação de serviços e de participações;

– Link para o aplicativo de venda de ingressos e/ou confirmação do público;

– Chegada e saída (como um ponto eletrônico) dos funcionários;

– Ações de divulgação, mesmo quando o serviço for realizado por uma agência especializada.

Vale ressaltar que essa é uma lista básica de tarefas. Ela deve ser personalizada de acordo com as necessidades de cada produção. Adapte e crie o check-list com tudo que você precisa para garantir que tudo saia como o esperado durante o seu evento.