Saiba como organizar um evento virtual e conheça as vantagens de realizar eventos on-line

2020, certamente, entrará para a história como o ano em que foi necessário criar meios para realizar atividades pessoais e profissionais de formas alternativas, devido à pandemia de covid-19. Praticamente todos os mercados sofreram alterações no funcionamento e todos os profissionais – do mundo inteiro – precisaram mudar sua rotina.

Com o setor de eventos não foi diferente! Em poucos meses, os produtores de eventos (corporativos, sociais, culturais etc.) viram no meio virtual um excelente caminho. O formato de eventos on-line não é novo, mas, “em tempos normais”, esses eventos aconteciam com um propósito específico – geralmente para abranger pessoas de diversas cidades, estados ou países, que não podiam estar reunidas em um único local –, e hoje vem se popularizando.

Se você estava planejando realizar um evento presencial que teve que ser desmarcado por conta das restrições de contato social recomendadas pela Organização Mundial da Saúde, saiba que é possível realizar eventos on-line, com
muito conteúdo ou diversão (dependendo da proposta) para um grande público.

Basta planejar, organizar e divulgar corretamente e, claro, saber explorar as tecnologias disponíveis.

VANTAGENS DE FAZER UM EVENTO VIRTUAL

Entre as principais vantagens dos eventos virtuais em relação aos presenciais, citamos a possibilidade de se alcançar um grande público, já que não há barreiras físicas que impeçam a presença, tanto de palestrantes e convidados
quanto de participantes ouvintes; e a redução de custos. Diminuindo os gastos com transporte e alimentação dos convidados e os demais serviços, há uma economia considerável. Além disso, com as ferramentas de bate-papo é possível ter bastante engajamento e interação durante as transmissões dos eventos on-line.

TIPOS DE EVENTOS CORPORATIVOS VIRTUAIS

Assim como os eventos presenciais, o formato dos encontros on-line pode variar de acordo com a proposta, o formato, o tempo disponível e o número de pessoas.

[Leia mais: Entenda qual é o modelo de evento corporativo ideal para a sua empresa]

 

Veja quais são os mais comuns e qual é a melhor opção para seu evento.

Cursos e workshops: Para esse formato, a internet apresenta como vantagem a possibilidade de se ofertar uma gama variada de cursos, permitindo que as pessoas acessem o conteúdo em diferentes horários.

Meetups: Os meetups têm o objetivo de estimular o networking e a troca de conhecimento entre os profissionais. Embora possa parecer estranho, é possível e pode ser bastante proveitoso, fortalecendo grupos de trabalho, que podem manter as atividades à distância.

Seminários: É possível oferecer uma extensa programação on-line em um único dia ou ao longo de um período, inclusive contando com palestrantes de diferentes partes do país ou do mundo. Há ferramentas que permitem, inclusive, debates com a participação de vários debatedores, mediadores e com o público ativo, enviando questões em tempo real.

Palestras e conferências: Com ferramentas gratuitas disponíveis para possível realizar palestras de praticamente qualquer lugar, atingindo um grande número de pessoas, que precisam somente de um dispositivo (tablet, computador, smartphone) para acessar.

Webinars: Os webinars são eventos virtuais por natureza. Neles podem ser ofertadas conferências, palestras, seminários ou reuniões, formando uma programação rica e diversificada.

Shows (gravados ou ao vivo): Embora possa parecer estranho, em um primeiro momento, transmitir shows pela internet tem sido uma ótima alternativa para aproximar artistas e público, além de ser uma grande oportunidade de promover sua empresa. Relacionar a marca a um evento artístico / cultural é uma maneira de ampliar o alcance da sua marca.

COMO FAZER EVENTOS ON-LINE

Agora que você já sabe que é possível realizar praticamente qualquer evento corporativo de forma virtual, veja como organizar um evento on-line.

Planeje com cuidado e antecedência: Ter disciplina é fundamental para que o evento seja um sucesso. O primeiro passo é decidir o formato e definir a equipe de trabalho. Em seguida, marque a data e contrate os palestrantes (ou outros participantes). O ideal é que isso seja feito o quanto antes, para que possa ser divulgado amplamente. Em seguida, decida a plataforma que vinculará o evento e comece a divulgação.

[Leia mais: Saiba como não errar na hora de escolher os palestrantes para o evento da sua empresa]

Invista em uma boa divulgação e em estratégias de marketing digital: Em meio a tantas ofertas de lives e outros eventos virtuais, é preciso fazer com que o público conheça e se interesse pelo seu evento. Para isso, foque em estratégias de marketing digital, que são capazes de alcançar o público-alvo com um investimento relativamente baixo.

Use a tecnologia a seu favor: Conheça as ferramentas disponíveis, saiba quais são os prós e os contras de cada plataforma ou streaming. Além disso, há aplicativos de gestão com planilhas para facilitar o passo a passo
da organização, o orçamento e até o pós-evento.

Monte uma estrutura: Um evento virtual merece tanta atenção quando um presencial. É preciso montar uma estrutura que permita que o evento aconteça sem contratempos. Para isso, o cenário deve ser claro e agradável, os
participantes precisam estar disponíveis entre 15 e 30 minutos antes, para acertar os detalhes, e os equipamentos eletrônicos devem ser testados com antecedência.

O checklist da estrutura de um evento on-line deve ter:

- Conexão de internet de alta velocidade;
- Som e vídeo digitalizados;
- Microfones (e demais instrumentos, no caso de shows);
- Computadores e outros eletrônicos.

No Faial Prime Suites, além de toda a estrutura e o know how para eventos presenciais, você encontra tudo que precisa para eventos corporativos (palestras, seminários etc.) e culturais (como shows) on-line, para diversos nichos e de vários tamanhos. Conte com a gente!